Item gefilterd op datum: december 2012

• Ø Neerwaarts – top-down

v De meest dominante of sterkst ontwikkelde stroom van de formele communicatie: de leiding communiceert direct of via interne media met de onderliggende niveaus over zaken die de taakuitvoering of hun prestaties betreffen.

v Tussenpersonen of filters (tussenliggende niveaus): die telkens hun interpretatie en censuur toepassen. Oplossing: interne parallelle media: iedereen krijgt dezelfde boodschap

v Bij top-down communicatie spelen de middenkamers een grote rol: ze staan in relatie met de strategische top en hebben ook voeling met de dagelijkse praktijk van de organisatie.

v Ook de organisatie moet als filter werken om informatie overload te voorkomen.

• Ø Opwaarts – bottom-up:

De hogere van een organisatie dienen niet enkel de rol van zender op zich te nemen maar moeten in toenemende mate open staan voor wat hun ondergeschikten te vertellen hebben.

v Taakgerelateerde info kan naar boven toe worden meegedeeld via (bv. rapporten, discussievergaderingen, enz. …).

v Ook feedback op top-down-berichten dit kan op een formele manier (vb. ideeënbus, enquête, ..) en op informele weg (regelmatig polsen naar feedback bij medewerkers)

v Filterende instanties zijn nog actiever dan bij top-down.

• De schroom bij vele ondergeschikten om tijdens een vergadering de mond open te doen
• Men wil niet met slecht nieuws naar een hoger echelon stappen. De slechtnieuwsbrenger wordt zelf slecht bevonden

v Naarmate de organisatie groter wordt, verloopt de bottom-up communicatie moeizamer

v Anderzijds moet men opmerken dat de hoogste niveaus liever met rust worden gelaten d.m.v. vb. overdreven reacties te stellen

• Horizontale/diagonale communicatie: communicatie tussen personen die tot hetzelfde niveau behoren.

v Kan op een informele manier gebeuren, maar wordt het best in een formele structuur gegoten vb. werkgroepen rond bepaalde problemen

v Veel vrije meningsuiting doordat men op hetzelfde hiërarchisch niveau zit maar er heerst hierdoor ook vaak onduidelijkheid omtrent de verantwoordelijkheden (ze zitten immers op hetzelfde niveau).

Communicatie die niet verloopt via voorgestructureerde wegen.

• Ø Informeel (taakgericht) afstemmen : het regelmatig bespreken van de werkzaamheden tussen collega’s. Het zou een ongezonde situatie zijn moeten collega’s enkel communiceren via vb. memo’s
• Ø Sociale informatie-uitwisseling – social talk: alle uitwisselingen bedoeld die niet gerelateerd zijn aan de opdracht binnen de organisatie (vb. weer, sport, hobby, ..).
• Ø Doelgerichte informele beleidsbeïnvloeding (interne lobbying) : een vorm van externe communicatie die vooral tot doel heeft beleidsverantwoordelijken of beïnvloeders ontvankelijk te maken voor de noden van de eigen organisatie. M.a.w. het informeel inwinnen van informatie voor een bepaald idee of project via informele ontmoetingen. (Vb. een leidinggevende die bij zijn werknemers rond hoort om eventueel geld in te zamelen voor het goede doel. )
• Ø De lek (omgekeerde lobbying): plan laten uitlekken om reacties te peilen => mogelijkheid om het plan af te doen als een gerucht. Gebeurt vaak bij politici.
• Ø Het wandelgangencircuit (“tamtam”, “grapevine”): informele communicatie die betrekking heeft op te verwachten beleidsontwikkelingen of andere zaken die de organisatie betreffen, nog vooraleer hierrond duidelijke formele communicatie ter beschikking is. Als er veel van dit soort communicatie aanwezig is, duidt dit op een teken van zwakheid van de organisatie.
• Opm.: geruchten zijn een communicatievorm waarbij men doorgaans niet meer weet wie de bron is en wat het waarheidsgehalte is, hoewel dit meestal zeer hoog is.
• Informele communicatie: positief of negatief?

v Behoefte aan beide. Zo is het nuttig als communicatieverantwoordelijke te trachten aansluiting te vinden op vormen van informele communicatie om te weten te komen wat er leeft binnen de samenleving.

v Informele communicatie mag geen vervanging worden van formele vb. enkel wandelgangen in een organisatie is slecht

v Communicatiemanagement heeft meeste greep op formele communicatie. Toch probeer men informele communicatie te institutionaliseren door vb. een drink te geven eens per week.

v In onzekere situaties wanneer de behoefte aan formele communicatie groot is, zal het blijven uitstellen van het verstrekken van formele communicatie nefaste gevolgen hebben.

• Ø Via voorgeschreven kanalen (=vorm), met betrekking tot het werk (=inhoud).
• Ø Koeleman: omschrijft communicatie als alle vormen van communicatie die verlopen langs een vastgelegde communicatiestructuur.
• Ø Meestal “geregistreerd”
• Ø Direct versus gemedieerd (face-to-face of bv. via e-mail).
• Ø “via de lijn” en “parallel”
• Via de lijn: communicatie die langs de hiërarchische lijn doorstroomt (face-to-face). Directe feedback is mogelijk
• Parallel: communicatie waarbij de lijn vaak omzeild wordt en iedereen tegelijkertijd dezelfde boodschap ontvangt (media is een goed middel). Hier is geen sprake van feedback maar men kan wel vele mensen tegelijkertijd bereiken.

• Ø Informatie over het primaire proces (= het produceren van een product of een dienst:

v Taakinformatie:

• Werkinstructie (Informatie die werknemers nodig hebben om te kunnen werken, produceren, wat de werknemer precies moet doen).
• Procesinformatie: informatie voor mensen die betrokken zijn bij een complex productieproces, vb. hoe werkt een bepaalde machine?
• Commerciële informatie: informatie waarover mensen moeten beschikken die een commerciële functie bezitten, ook over wat de concurrentie heeft. Informatie die nodig si om voor de klantencontacten te zorgen.
• Beslisinformatie (informatie waarover managers moeten beschikken om beslissingen te kunnen maken over de organisatie, bv. verkoopcijfers)

• Ø Beheerinformatie (informatie die er voor zorgt dat activiteiten op de juiste moment door de juiste persoon worden gedaan, informatie over wat, wanneer, door wie).

• Ø Beleidsinformatie (informatie over het beleid van het organisatie in het algemeen, waar de organisatie naartoe gaat) want medewerkers hebben niet alleen nood aan informatie die hen zegt wat hun eigen activiteiten inhouden maar ook hoe de organisatie er voor staat. Gebrek aan dit soort informatie kan angst of argwaan opwekken bij de medewerkers.

Motiverende informatie (bv. een schouderklopje, de voordelen die men heeft => mensen moeten hun werk graag doen). Motivatiebeleid moet erop gericht zijn dat mensen aangesproken worden op hun eigendoelstellingen, zich onmisbaar voelen, een duidelijk takenpakket hebben, ..

Groepsnormen:

• Ø Groep heeft “eigen waarden en normen” (die kunnen afwijken van algemene sociaal aanvaarde normen). Hoe meer een groep eigen normen heeft, hoe groter de saamhorigheid is.
• Ø Die moeten (ten minste deels) onderschreven worden.
• Ø Groepen ontwikkelen groepsjargon, -humor, -rituelen, -uiterlijkheden.
• Uniformiteit:
• Ø In onzekere situatie zijn mensen geneigd hun oordeel aan te passen aan dat van anderen

v Experiment van Sheriff (1936) autokinetisch effect (in een donkere ruimte werd een lichtje geprojecteerd, eerst waren de proefpersonen alleen, daarna te samen met gevolg dat er verschillende uitkomsten waren  informationele beïnvloeding).

v Experiment van Ash : nu was de prikkel zeker. Er waren drie lijnen op een kaart waarvan 1 lijn groter was dan de andere. Van de zes personen waren vijf personen tevoren ingelicht om het verkeerde aan te duiden. Wat bleek: veel mensen conformeerden zich aan de groep ook al wisten ze bv. dat het niet het juiste antwoord was.

Besluit: mensen conformeren zich zelfs in groepen die kort samenwerken en weinig betekenen voor hen.

• Ø Mensen zijn zich niet bewust van dit uniformerend proces.
• Conformisme is opgelegde uniformiteit.
• Vier redenen om conformiteit na te streven:
  • Ø Om taken te regelen die van direct belang zijn voor de taak en de doelen van de groep.
  • Ø Om interactie te regelen binnen de groep met het oog op de taakverdeling en de sociale behoeften (vb. welke onderwerpen komen wel of niet aan bod)
  • Ø Om de eenheid van de groep tegenover de buitenwacht te beklemtonen (vb. eigen kledingsstijl)
  • Reacties op groepsovertredingen (van mild tot agressief)
    • Ø Men praat op dissident in zolang “kans op beterschap”
    • Ø “Bekeerde” wordt opnieuw aanvaard
    • Ø Volhardend dissident : wordt gemeden of uit groep gezet
    • Naast bestraffing van ongewenst gedrag, ook beloning van gewenst gedrag in vorm van aanvaarding, waardering, erelidmaatschap, oorkonde…
    • Drie fasen in proces van aanvaarding groepsnormen:
      • Ø Uiterlijke meegaandheid (wanneer andere groepsleden aanwezig zijn).
      • Ø Identificatie (via relatie met de leden wordt het gewenste gedrag vertoont).
      • Ø Verinnerlijking (het nieuw lid zal de normen volmondig onderschrijven, zich ernaar gedragen en overtreders bestraffen)

• Wie mag afwijken van normen:
  • Ø Wanneer men reeds krediet heeft verworven
  • Ø Evidenter voor wie laag in status en wie hoog in status is
  • Ø Sterkste conformisme: gemiddelde status

HOOFDSTUK 6: ORGANISATIECOMMUNICATIE

De definitie van een organisatie

• Groep mensen die taken uitvoeren om een doel te bereiken
• Formeel opgericht op welbepaalde datum
• Formele structuur (een duidelijke hierarchië)
• Doelstellingen
• Verdeelt werk tussen individuen en groepen
• Noodzaak aan coördinatie en communicatie

Soorten organisaties

• Profit organisaties met Bedrijfseconomische doelstellingen (bv. Mobistar, Philips, Sony, Interbrew, …).
• Non-profit-organisaties of social profit-organisaties met sociale, politieke, ecologische…doelstellingen (bv. Green Peace, Kind en Gezin, Stad Antwerpen, SPa, school,…).

Soorten communicatie bij organisaties

• Betrekking op de doelgroep: Interne (communicatie binnen de organisatie) en externe communicatie (naar organisaties in de samenleving waarmee gecommuniceerd moet worden).

Betrekking op het onderwerp: Corporate communicatie (voorstelling en doelstellingen van de organisatie zelf) en marketingcommunicatie (communicatie over een product van de organisatie).

Ook hier is er sprake van verschillende fasen die een groep doorloopt:

• Groepsontwikkeling (sociaal-emotioneel)

Eerste kernthema: erkenning, behoefte om erbij te horen (‘dimensie ‘binnen of buiten’)

v Wil men deel uit maken van de groep of niet? Op dit punt begint groepscohesie of desintegratie (vb. In hoeverre kan ik hier mezelf zijn, willen ze me zien zoals ik ben ,…)

v Die onzekerheid geeft aanleiding tot allerlei gedrag:

• Aanval: iemand die zeker is van zichzelf, grapjes maakt en druk praat.
• Verdediging: iemand die zich terugtrekt, luistert en zich bezighoudt met andere dingen.

v Dit is vooral een explorerende fase (small talk), deze fase wordt ook wel eens omschreven als de beleefde fase of de oriëntatiefase.

Tweede kernthema: invloed (‘dimensie ‘onder of boven’)

v De meesten zijn over hun onzekerheden heen: uittesten op een voorzichtige manier wat de pikorde van de groep is.

v De groepsleden verdelen de invloed, hun plaats in de pikorde van de groep.

v De groepsleden testen de macht van de leiding uit (=kritiek op leider).

v Bij de belangenstrijd begint men ook verhulde negatieve gevoelens te uiten (groep wordt op sterkte en samenhang getest).

Derde kernthema: genegenheid (dimensie: dichtbij of veraf) (vb. hoeveel geef ik om de anderen en om de groep, en hoeveel geven de andere om mij?)

v Uitdrukken van positieve (en negatieve) gevoelens. Men gaat zich meer voor elkaar interesseren en men knoopt vriendschapsbanden aan.

v De groep krijgt een sterkere samenhang, ontwikkeld eigen gebruiken en jargon. Er wordt ook meer gesproken van “wij” en “onze groep”.

• Groepsafbouw (omgekeerde volgorde):
  • Ø Affectie wordt afgerond :

v Deelnemers uiten hun positieve of negatieve gevoelens voor elkaar.

v Relaties worden in voltooid verleden tijd besproken.

• Ø Invloed wordt afgerond: dingen die eerder door groep werden beslist, worden nu zonder discussie gedelegeerd aan lid of leiding; eerdere besluiten opnieuw besproken….
• Ø Inclusie wordt afgerond: groepsleden komen te laat of vertrekken te vroeg, bagatelliseren belang dat groep voor hen heeft gehad, men belegt reünie…
• Fasen van probleemoplossing (in taakgerichte groepen)
  • Ø Oriëntatie of beeldvorming (iedereen legt zijn oplossing(en) op tafel).
  • Ø Evaluatie of oordeelsvorming (men evalueert de voorstellen van elkaar).
  • Ø Controle of besluitvorming (men krijgt greep op het probleem, op de procedures die behulpzaam zijn kunnen zijn bij de oplossing ).
• Groepsontwikkeling = sociaal-emotionele ontwikkeling + probleemoplossing (in een groep vinden vaak beide processen op dezelfde moment plaats).
• Functie van groepscommunicatie (Bales)
  • Sociaal-economische groepen:
    • Positief: vertoont solidariteit, verlaagt spanning, gaat akkoord
    • Negatief: vertoont spanning, vertoont vijandigheid, gaat niet akkoord
    • Taakgerichte groepen
      • Pogingen tot antwoord: mening geven, informatie bieden, voorstellen maken
      • Vragen:informatie vragen, meningen vragen, voorstellen vragen

V.8 Groepsprocessen

• Belangrijke aspecten bij groepsvorming, –werking, -samenhang:
  • Ø Waargenomen en toegeschreven gelijkheid van persoonlijkheidskenmerken en ideaalopvattingen (mensen sluiten zich vaker aan bij een groep met al redelijk gelijke mensen).
  • Ø Complementariteit (een democratische leider bij een democratische groep).
  • Ø Vooropstellen van groepsdoel, boven het individueel doel (zorgt voor een efficiëntere werking van de groep).
  • Ø Externe bedreiging creëert solidariteit binnen de leden.
  • Ø Bevrediging van taakgerichte behoeften (als de groepssamenwerking resultaten oplevert).

• De nieuweling neemt meestal een voorzichtige opstelling aan.
• Nieuwkomer moet van alles over de groep te weten komen, de nieuwkomer moet de cultuur van de groep “ontdekken”.
• De groep let op de nieuweling, kijkt of hij/zij in de groep past:
  • Ø Mensen die contact opnemen met nieuweling zijn vaak minder in groep verankerd.
  • Ø Invloedrijke mensen aanvaarden nieuwkomer indien hij zich schikt in hiërarchie.

Wanneer meerdere mensen tegelijkertijd een groep binnenkomen, kunnen zij op korte termijn invloed krijgen in tegenstelling tot mensen die alleen in een groep komen. Bij hen kan het lang duren vooraleer ze invloed krijgen. Daarom heeft men ook liever niet dat grote groepen in de groep komen omdat ze de rust en veiligheid kan bedreigen

- Alle groepen , ook informele , hebben een bepaalde structuur

- Niet alle leden zijn gelijk ( er is altijd wel iemand die het voortouw neemt of actiever is, die de rol van leider op zich neemt )

- Sociogram : een visuele voorstelling van alle interacties binnen een groep.

Daardoor worden een aantal individuele- en groepsfenomenen duidelijk:

v Individuele:

• Sterren (individuen die heel veel positieve nominaties kregen).
• Geïsoleerden (mensen die vooral negatieve nominaties kregen).
• Geesten (mensen die noch negatieve, noch positieve nominaties kregen).

v Groepsfenomenen:

• Wederkerige keuzes (mensen die elkaar dezelfde nominaties gaven).
• Kettingen (bv. A→B→C→A, driehoeken of cirkels kunnen zo gevormd worden).
• Eilanden (kliekjes die ontstaan binnen een groep).

Groepsleider

• Ø Alle groepen zijn min of meer hiërarchisch georganiseerd.
• Ø De leider is in staat het niveau van de groepsprestaties te verhogen en de betrekkingen tussen de groepsleden te versterken.
• Ø Leiderschap is afhankelijk van de eigenschappen die in een bepaalde groep worden gewaardeerd en van de situatie waarin de groep zich bevindt.
• Ø Er is meer behoefte aan een leider naarmate:
  • Een groep groter wordt(en er dus meer chaos dreigt)
  • De taak van de groep ingewikkelder wordt (en er in sterkere mate nood is an iemand die taken verdeelt en coördineert)
  • Er sneller beslissing moeten genomen worden (in een crisis)
  • Het leiderschap wordt beïnvloed door:
    • Ø Mate van gespreksbijdragen (hoe meer men spreekt, hoe meer men wordt beschouwd als leider).
    • Ø Kwaliteit van gespreksbijdragen (de groep zal na een tijdje alleen gespreksbijdragen belonen die ze de moeite waard vindt).
    • Ø Plaats in communicatienetwerk (essentiële informatie is niet voor iedereen toegankelijk. Wie midden in het communicatienetwerk staat, zal eerder leider worden. Kennis => macht).
    • Ø Culturele factoren (bv. de oudste, diegene met de meeste titels, een man, de moedigste).
    • Ø Individuele eigenschappen (vb. autoritaire groepsleden kunnen het best opschieten met een autoritaire leider).
    • Er bestaan 2 soorten leiderschap:
      • Ø Instrumenteel of taakleiderschap: een ideeënspecialist die het groepsdoel wil halen.
      • Ø Expressief of sociaal-emotioneel leiderschap: iemand die de groep wil opbouwen en de groep in stand wil houden.

Opm.: dit zijn tevens de twee belangrijkste functies van een groep die vervult worden door de twee leiders. Als deze twee leiders samenvallen, komt dit de groep ten goede.

• Er zijn 3 leiderschapsstijlen te onderscheiden:
  • Ø Autoritaire leider: beslist alles, dicteert wat er moet gebeuren zonder te zeggen waarom, bepaald wat iedereen moet doen en met wie en gaf subjectieve kritiek en waardering. Zelf werkte hij niet mee, hij deed slechts dingen voor.
  • Ø Democratische leider: alle beslissingen worden samen genomen, de activiteiten samen gepland, de groepsleden maaken zelf uit hoe ze het werk verdelen en met wie zij samenwerken. De leider probeert zoveel mogelijk een gewoon groepslid te zijn en geeft objectieve commentaar.
  • Ø Laissez-faire leider: de leden moeten zelf bekijken wat ze beslissen en hoe. De leider levert enkel de nodige spullen, doet niet mee en geeft uit zichzelf geen commentaar.

Zij vervullen wel een taak, ze doen het in groep omdat één mens de specifieke taak niet aan kan. De grenzen van de groep zijn niet streng en het territorium is vaag. Men neemt vrijwillig aan de groep deel om aan het werk gebonden redenen. De interactie bestaat uit communicatie over het werk. Er is een formele leider aanwezig. De groepsnormen hebben betrekking om het werk natuurlijk.

Vriendengroepen bij jongeren tussen 12 en 20 jaar. Een zakelijk doel is er niet, ze komen gewoon samen om allerlei dingen samen te doen. Ze vormen de brug tussen de kinderwereld en volwassen wereld. Ze houden zich bezig met activiteiten als: sport, fuiven, .. ze zijn meestal klein en de interacties zijn intens. Doordat sociale acceptatie van groot belang is, worden de groepsnormen zeer strikt nageleefd.