Item gefilterd op datum: december 2012

Beschrijving van de interactie-visie

• De interactie-visie stelt dat interne communicatie overal en altijd is waar mensen samen werken. Die mensen bespreken bijvoorbeeld hoe ze het werk aanpakken, ze spreken over de veranderingen in hun werk en over het resultaat dat ze willen behalen.
• Van Ruler spreekt van de interpretatieve benadering. Deze visie verlegt de aandacht van informatieoverdracht (zender, boodschap en middel) naar ontvanger en interpretatie.
• Anders dan bij de actie-visie is communicatie hier niet gericht op mensen, maar vindt ze plaats tussen mensen. Enerzijds is dat op formele communicatiemomenten (vb. werkoverleg, vergaderingen) anderzijds (voornamelijk!) is dat tijdens informele momenten.
• Dominante aanname van de interactie-visie: dat de (on)gestructureerde interactie met elkaar een gedeeld handelingsperspectief oplevert, grotere betrokkenheid bij elkaar en het werk en rijkere uitkomsten, die bijdragen aan het dagelijks werk, het beleid of verandering.
• Bij de interactie-visie op interne communicatie draait het om communicatieve ondersteuning van het primaire proces van de organisatie, bij veranderingsprocessen of bij beleidsprocessen.

Wat is de waarde van de actie-visie?

1. De actie-visie is randvoorwaardelijk voor andere visies. Want als de boodschap de ontvanger niet bereikt, kan er helemaal geen effect ontstaan. Er zijn situaties waarin het overbrengen van informatie noodzakelijk is en interactie zelfs ongewenst is.

2. Het sterke van deze benadering is voorts de doelgroepgerichte vertaling van vaak complexe boodschappen.

3. De interne communicatiespecialisten die vanuit de actie-visie werken, zijn primair vormgevers van taal. Hierdoor kunnen ze een ingewikkelde boodschap net even duidelijker en aansprekender formuleren dan anderen dat kunnen.

Kortom:

• Bij de actie-visie staat het zorgvuldig construeren en verzenden van boodschappen aan geselecteerde doelgroepen centraal.
• Het gaat om ‘de boodschap overbrengen’.
• Vaak vindt informatieoverdracht plaats in een planmatige campagne.

Ook vanuit de digitale wereld worden diverse vraagtekens gezet bij traditionele (actiegerichte) communicatievormen.

Webzoekers zijn in eerste plaats gebruiker, en daarna pas doelgroep.

Conclusies uit onderzoek:

• Interne communicatie is als direct of indirect instrument (actie-visie) beperkt. Aan medewerkers wordt geen communicatie-initiatief verleend, waardoor de waardevolle bijdrage die medewerkers door hun communicatieve handelen aan de organisatie zouden kunnen leveren, genegeerd.
• De instrumentele gedachtegang (actie-visie) is onjuist. Medewerkers zijn geen passieve doelgroep, die door managementboodschappen tot allerlei gewenste gedragingen wordt gebracht.

Bij de actie-visie ervaren medewerkers de interne communicatie vaak als problematisch en ongewenst, wanneer deze doelgericht als ‘instrument’ werd ingezet en de informatievoorziening vooral top-down is.

Dit kritiekpunt komt vanuit de overheidshoek. De overheid wil graag interactiever, transparanter én met het gebruik van moderne media naar haar externe doelgroepen communiceren. Om geloofwaardig over te komen moet je als organisatie echter ook intern op deze wijze communiceren.

De vijfde kanttekening bij de actie-visie op interne communicatie heeft te maken met de discongruentie tussen de beoogde communicatiedoelen en de gekozen middelen. Er is hierbij sprake van een mismatch tussen het beoogde doel en de gekozen middelen die daarbij worden ingezet.

Managers (en communicatiespecialisten) hebben bijvoorbeeld de verwachting dat medewerkers zich door de communicatie betrokken of zelfs verbonden zullen voelen, maar gebruiken daarvoor de verkeerde middelen die dat effect nooit zullen bereiken.

De vierde kanttekening is de vanzelfsprekendheid waarmee interne communicatiespecialisten (en managers) lijken aan te nemen dat een verzonden boodschap, in welke vorm dan ook, het gewenste effect bereikt.

• Er zijn echter diverse filters waas de boodschap doorheen ‘sijpelt’, voordat deze bij de ontvanger
• het gewenste effect bereikt.
• Produceren van de boodschap
• Verspreiden van de boodschap
• Ontvangen van de boodschap
• Lezen/zien/horen van de boodschap
• Begrijpen van de betekenis van de boodschap
• Accepteren van de boodschap
• Ernaar handelen.

Veel communicatiespecialisten, die opereren vanuit de actie-visie, denken dat de kans groter is dat de ontvanger wel iets oppikt als je méér communiceert, of als je gebruik maakt van verschillende kanalen die dezelfde boodschap vertellen (redundantie). Dit leidt echter tot informatie-overload waardoor mensen zich ervan afsluiten.

Typologieën van werknemers naar werkwaarden

Omdat er bij de actie-visie draait om termen als ‘pro-actief werken’, ‘zelfstandigheid, ‘uitdagingen’ en ‘verantwoordelijkheid nemen’, past deze visie niet bij alle soort mensen die in een organisatie werken.

De actie-visie zal voornamelijk de Zelfontplooiers aanspreken, maar de kans dat de Loyalist er positief tegenaan kijkt is gering.

De typologieën zijn een reden om de communicatiestrategie binnen een organisatie te heroverwegen. Daarbij zijn drie mogelijkheden:

1. De grootste groep-strategie

De keuze wordt gemaakt op basis van de dominante (meest aanwezige) typologie in de organisatie.

2. De van alles wat strategie

In je aanbod neem je een palet aan boodschappen op, waarin iedere typologie iets herkent.

3. De gemeenschappelijke deler-strategie

Je speelt in om de gemeenschappelijke factor in de verschillende typologieën.

De actie-visie past niet meer bij de hedendaagse burger. Die is steeds beter geïnformeerd, steeds kritischer en mede daardoor steeds mondiger. De individuele burger wordt steeds meer geacht zelf zijn zaakjes te regelen (denk aan pensioen).

Ook de diverse (digitale) manieren waarop we in onze tijd met elkaar communiceren, staat steeds verder af van de traditionele manieren van afwachten en geïnformeerd worden. Sociale relaties in privé- en werksfeer verlopen steeds vaker via social media en steeds minder op papier.

-> door mensen, ook in organisaties, slechts te benaderen vanuit de actie-visie op communicatie, worden deze ingrijpende ontwikkelingen min of meer ontkend of buiten gesloten.

McGregor heeft ooit twee mensbeelden onderscheiden:

Theorie X

• Hierin hebben mensen over het algemeen een afkeer tegen werken
• Mensen vermijden verantwoordelijkheid en zoeken zekerheid
• Voor het management betekent dit dat de medewerkers moeten worden gedirigeerd, beheerst en gecontroleerd.

• Externe prikkels (en motivatie) zetten aan tot prestaties.
• Het management is ervan overtuigd dat men mensen moet motiveren of bewegen.

Theorie Y

• Vanuit dit standpunt is de mens vanaf zijn geboorte gericht op fysieke en geestelijke inspanning.
• De mens motiveert zichzelf (intrinsieke, interne motivatie) en streeft naar bevrediging van verschillende behoeften.
• De mens kan zichzelf richten en beheersen en zoekt zelf naar verantwoordelijkheid en ontplooiing.
• Het management moet hiervoor randvoorwaarden scheppen.