Item gefilterd op datum: mei 2014

De vijfde kanttekening bij de actie-visie op interne communicatie heeft te maken met de discongruentie tussen de beoogde communicatiedoelen en de gekozen middelen. Er is hierbij sprake van een mismatch tussen het beoogde doel en de gekozen middelen die daarbij worden ingezet.

Managers (en communicatiespecialisten) hebben bijvoorbeeld de verwachting dat medewerkers zich door de communicatie betrokken of zelfs verbonden zullen voelen, maar gebruiken daarvoor de verkeerde middelen die dat effect nooit zullen bereiken.

De vierde kanttekening is de vanzelfsprekendheid waarmee interne communicatiespecialisten (en managers) lijken aan te nemen dat een verzonden boodschap, in welke vorm dan ook, het gewenste effect bereikt.

• Er zijn echter diverse filters waas de boodschap doorheen ‘sijpelt’, voordat deze bij de ontvanger
• het gewenste effect bereikt.
• Produceren van de boodschap
• Verspreiden van de boodschap
• Ontvangen van de boodschap
• Lezen/zien/horen van de boodschap
• Begrijpen van de betekenis van de boodschap
• Accepteren van de boodschap
• Ernaar handelen.

Veel communicatiespecialisten, die opereren vanuit de actie-visie, denken dat de kans groter is dat de ontvanger wel iets oppikt als je méér communiceert, of als je gebruik maakt van verschillende kanalen die dezelfde boodschap vertellen (redundantie). Dit leidt echter tot informatie-overload waardoor mensen zich ervan afsluiten.

Typologieën van werknemers naar werkwaarden

Omdat er bij de actie-visie draait om termen als ‘pro-actief werken’, ‘zelfstandigheid, ‘uitdagingen’ en ‘verantwoordelijkheid nemen’, past deze visie niet bij alle soort mensen die in een organisatie werken.

De actie-visie zal voornamelijk de Zelfontplooiers aanspreken, maar de kans dat de Loyalist er positief tegenaan kijkt is gering.

De typologieën zijn een reden om de communicatiestrategie binnen een organisatie te heroverwegen. Daarbij zijn drie mogelijkheden:

1. De grootste groep-strategie

De keuze wordt gemaakt op basis van de dominante (meest aanwezige) typologie in de organisatie.

2. De van alles wat strategie

In je aanbod neem je een palet aan boodschappen op, waarin iedere typologie iets herkent.

3. De gemeenschappelijke deler-strategie

Je speelt in om de gemeenschappelijke factor in de verschillende typologieën.

De actie-visie past niet meer bij de hedendaagse burger. Die is steeds beter geïnformeerd, steeds kritischer en mede daardoor steeds mondiger. De individuele burger wordt steeds meer geacht zelf zijn zaakjes te regelen (denk aan pensioen).

Ook de diverse (digitale) manieren waarop we in onze tijd met elkaar communiceren, staat steeds verder af van de traditionele manieren van afwachten en geïnformeerd worden. Sociale relaties in privé- en werksfeer verlopen steeds vaker via social media en steeds minder op papier.

-> door mensen, ook in organisaties, slechts te benaderen vanuit de actie-visie op communicatie, worden deze ingrijpende ontwikkelingen min of meer ontkend of buiten gesloten.

McGregor heeft ooit twee mensbeelden onderscheiden:

Theorie X

• Hierin hebben mensen over het algemeen een afkeer tegen werken
• Mensen vermijden verantwoordelijkheid en zoeken zekerheid
• Voor het management betekent dit dat de medewerkers moeten worden gedirigeerd, beheerst en gecontroleerd.

• Externe prikkels (en motivatie) zetten aan tot prestaties.
• Het management is ervan overtuigd dat men mensen moet motiveren of bewegen.

Theorie Y

• Vanuit dit standpunt is de mens vanaf zijn geboorte gericht op fysieke en geestelijke inspanning.
• De mens motiveert zichzelf (intrinsieke, interne motivatie) en streeft naar bevrediging van verschillende behoeften.
• De mens kan zichzelf richten en beheersen en zoekt zelf naar verantwoordelijkheid en ontplooiing.
• Het management moet hiervoor randvoorwaarden scheppen.

Kanttekeningen op de actie-visie:
1. Het binnen de actie-visie impliciet gehanteerde mensbeeld;
2. De ontwikkelingen in de samenleving en de hedendaagse burger;
3. De werkwaarden van medewerkers;
4. De overschatting van het effect van communicatiemiddelen;
5. De discongruentie tussen het beoogde communicatiedoel en de daarvoor ingezette communicatiemiddelen;
6. De interactieve beleidsvorming;
7. Onderzoek;
8. De digitalisering van de organisatie.

dit zijn e-mails die in een vlaag van boosheid of woede worden opgesteld en kunnen leiden tot ernstige conflicten.

Soorten online communicatiemiddelen:

• E-mail
• Intranet

En extranet waarbij met externe relaties informatie en documenten worden uitgewisseld)

• Online nieuwsbericht
• Screensaver

Nieuwsfeed via screensaver, waarbij de screensaver nieuwsberichten toont en de gebruiker doorleidt naar de digitale bron.

• Procedures, richtlijnen en handboeken
• Banners

Soort grafische reclameborden op een website die gebruikers dienen te verleiden ze aan te klikken. Banners linken de gebruiker door naar een specifieke plek op het web).

• Blog
• Podcast

Postcast is een soort bedrijfsradio- of televisieuitzending via internet of intranet. Een postvast is een uitzending die kan worden bekeken/beluisterd door de ontvanger.

• Digitaal magazine

Soorten offline communicatiemiddelen:

• Personeelsblad
• Directiemededelingen
• Nieuwsbrief
• Knipselkrant

Een knipselkrant is een periodiek verschijnend overzicht van knipsels waarin de naam van het bedrijf en/of haar producten en diensten staan genoemd. Ook berichten over concurrenten en marktontwikkelingen kunnen hierin worden opgenomen.

• Posters
• Instructies en regelingen
• Externe communicatiemiddelen
• Thema-dvd

• Het is de projectmedewerker die één of meerdere projecten toegewijd onder haar hoede heeft en ervoor zorgt dat deinformatievoorziening daadwerkelijk plaatsvindt.
• In vroegtijdig stadium meedenken over manieren om informatievoorziening in een project of verandering vorm te geven.
• Afstemming met de media-adviseur en de contentproducent.

Alle rollen hebben te maken met het bewerken van informatie met als doel een ander te beïnvloeden in zijn beeldvormingover een onderwerp. Daarom worden de rollen ook wel imago-ondersteunend genoemd. Het gaat er in deze rollen immers om dat het beeld dat de ander heeft, verandert door de informatie die hij ontvangt.

• De media-adviseur (ook wel communicatieadviseur genoemd) is goed op de hoogte van de werking van verschillende media, zowel analoog als elektrisch (de media-mix).
• Ze kent de voor- en nadelen van de verschillende media en weet wat de uitvoering voor consequenties heeft, zowel de baten als de kosten.
• De media-adviseur kan communicatieplannen schrijven waarin een uitgebalanceerde set van media is opgenomen, uitgezet in tijd en doelgroep.

beoogt in de gaten te houden wat anderen op het web aan content produceren.