Het ontwerpen van documenten op maat

Persuasieve documenten: documenten die gericht zijn op het overtuigen van mensen.

• Ze worden geen overtuigende documenten genoemd, want lang niet alle persuasieve documenten zijn ook echt overtuigend.

Een goed document is toegesneden op kennis, voorkeuren en waarden van de lezer. Onderzoek op het gebied van documentontwerp houdt zijn zich met de vraag hoe documenten het best op de lezer kan aansluiten waardoor het ‘in de smaak valt’.

Een document moet processen stimuleren die noodzakelijk zijn voor het bereiken van het doel dat met het document wordt nagestreefd. Hoeken (1992) onderscheidt drie doelen met daaraan gekoppeld drie documenttypen:

1. Informatieve documenten, waarbij het doel is om lezers te informeren. Bijvoorbeeld krantenberichten, voorlichtingsbrochures en onderwijsboeken);

2. Instructieve documenten, waarbij het doel is om lezers in staat te stellen bepaalde handelingen uit te voeren. Bijvoorbeeld handleidingen, computerdocumentatie, formulieren en bijsluiters.

3. Persuasieve documenten, waarbij het doel is om lezers te overtuigen van een bepaald standpunt. Bijvoorbeeld sturende voorlichting, reclame en fondswervingbrieven). Voor elk van bovenstaande documenttypen geldt dat de lezer een bepaald proces moet doorlopen.

Het document kan deze processen vergemakkelijken, maar ook bemoeilijken of zelfs hinderen.

• De effectiviteit van een document kan door keuzes op het gebied van de inhoud, de structuur en de stijl worden beïnvloed.
• Voor het ontwerpen van effectieve documenten heb je daarom kennis nodig over de processen die een rol spelen bij de verwerking van een document én kennis over de wijze waarop documentkenmerken die verwerking beïnvloeden.