Iedere onderneming zal haar werking grondig analyseren en nagaan over welke elementen ervan zij detailinformatie nodig heeft. Dit gebeurt in iedere onderneming ongeacht de aard. Naargelang omvang en soort activiteit, zal dit proces minder of meer gestructureerd zijn in centra waar men gelijkgerichte activiteiten doet.
De leiding beschikt over schaarse middelen (K, A en materialen) die ze in functie van de doelstelling zo optimaal mogelijk willen benutten.
Leiding is meestal hiërarchisch:
Elk vervult een functie in de beheersing van het ondernemingsproces:
Opdat leiding proces kan handhaven is een informatiestroom noodzakelijk ZOWEL over algemeen gebeuren (alg. boekhouding) ALS over het exploitatiegebeuren (analytische boekhouding).
Boekhoudkundige informatie wordt op diverse wijzen gebruikt :
a) Constaterend : rapporteren van gebeurde
b) Analyserend : uit massa van gegevens tendens zoeken
c) Methodologisch : wanneer men uit de boekhouding ten behoeve van de analyse alleen de methode overneemt
d) Prospectief : vertrekkend van de analyse toekomstige acties gaan berekenen
e) Beheersend, controlerend : gebeuren gaan vergelijken met doelstellingen voor corrigerende acties
Relevantie van de informatie
Informatie relevant als ze gegevens brengt die nuttig zijn voor het oplossen van een probleem.
Kost van de informatie
Informatieverschaffing kost geld! Men moet waarde van extra informatie gaan evalueren t.o.v. de kost.
Bestuur van de onderneming wil planningen maken op basis van de bekomen gegevens. Dikwijls voldoet analytische boekhouding niet => meer gegevens zoeken!
Analytische boekhouding soms onvoldoende aangepast om snelle, relevante beslissingen te nemen en levert soms geen informatie (investeringen).
OPLOSSING? Technieken zoals budgettering, standaard kostencalculatie, kostencalculatie, variabele kostenbenadering, investeringsanalyse en kosten-batenanalyses.
Standaard kostencalculatie – budgettering
Standaardkosten : vooraf formuleren van kwantitatieve en monetaire streefcijfers
Budgettering: concrete periodeplanning op KT van de jaarrekening
Kostencalculaties : integrale versus variabele
Kosten zijn niet absoluut, maar staan in functie van het doel dat men nastreeft. Integrale kostprijs geeft soms geen relevante informatie WANT tegengesteld aan prospectieve actie van management. Het geeft ook onvoldoende scheiding tussen structuurgebonden kostenelementen (op KT niet beïnvloedbaar) en productgebonden kostenelementen (op KT wel beïnvloedbaar).
Naar gelang de informatie die de boekhouding moet leveren :
a) Algemene boekhouding (Financial accounting)
b) Analytische boekhouding (Responsibility accounting)
c) Beleidsboekhouding (management accounting)
- Algemene boekhouding
- streeft na te voldoen aan een aantal informatievragen van eigenaars, financiële partners, personeel en omgeving (incl. overheid)
a) Eigenaars brachten als input EV.
Rapportering moet nuttigheid investering aantonen. Kan onderzocht worden via :
b) Financiële groep brachten als input VV.
Rapportering moet verantwoorden:
c) Personeel bracht als input knowhow en arbeid.
Rapportering moet informatie bieden over:
d) Maatschappij bracht als input omgevingsfactoren, marktpotentie, infrastructuur,…
Van rapportering wordt verwacht:
Ieder van deze groepen verwacht verantwoording. Doordat de onderneming deze zelf opmaakt, wordt geëist dat ze “waar en getrouw” is. HOE? REGELS!
- Analytische boekhouding
De jaarrekening geeft enkel de toestand van de activa en passiva op afsluitingsdatum, de behaalde resultaten en haar samenstellende componenten weer en een aantal toelichtingen. MAAR leiding wil meer! Zij wil de oorzaken kennen van deze situatie.
De gedetailleerde analyse van de samenstellende componenten van het resultaat wordt verkregen in de analytische boekhouding.
BELANGRIJKSTE KENMERK : alle kosten en opbrengsten van de periode zijn niet enkel naar soort gekend, maar ook naar plaats en verantwoordelijkheid.
Analytische boekhouding intern DUS flexibel te organiseren om gewenste informatie te krijgen.
Belgische wetgever stelt wel dat iedere boekhouding moet aangepast zijn aan de aard en de omvang van de onderneming. Alleen ondernemingen die een nationaal of sectoraal belang hebben, kan zij een analytischs stelsel opleggen.
De economische entiteit onderneming staat permanent in contact met andere groepen (personeel, leveranciers, klanten, FI, overheidsinstanties,…) die informatie eisen m.b.t. het gebeuren in de onderneming :
a) interne informatie : nodig om als aandeelhouder, leiding en personeel de toestand van de onderneming te kunnen volgen
b) externe informatie : nodig om de groepen buiten de onderneming toe te laten beslissingen te nemen m.b.t. de onderneming.
Informatiestromen
Voor zover de informatie financieel is, wordt ze verstrekt door de boekhouding. De boekhouding is dus het middel om financiële informatie over wat in de onderneming gebeurd is, weer te geven.
Karakteristieken informatieverwerking :
a) informerend : gebeurde wordt op boekhoudkundige wijze weergegeven
b) verantwoordend
c) motiverend : informatie laat toe om te analyseren waarom men tot een bepaalde situatie gekomen is en kan gebruikt worden om toekomstige acties te leiden
- enkel de directe kosten worden berekend en de indirecte kosten worden genegeerd
- BM = bruto marge
- omzet is hier de verkoopprijs en variabele kosten is hier de variabele kost per eenheid
- opm: als BM groter dan nul is is het product rendabel en als het kleiner is dan is het onrendabel maar je producten moeten in totaal rendabel genoeg zijn om je vaste kosten te compenseren.
Break even afzet (het punt) = (vaste kosten + winst) / (vp/e – varK/e)
(vp/e – varK/e) = brutomarge
Break even omzet = break even afzet*vp/e
Er zin 3 stappen die je moet volgen: het budgetverschil (prijsverschil), het efficientieverschil (hoeveelheidsverschil) en het capaciteitsverschil
Stap 1: budgetverschil (prijsverschil): hier zul je bepalen hoeveel er teveel of te weinig is uitgegeven, eerst bepaal je de causale factor, dit is de eenheid die zegt hoeveel werk er geleverd is (vb het aantal gebruikte machine uren) dan ga je de berekening maken van wat er in werkelijkheid is gebeurd tov de standaard, standaardkost- werkelijke kost = budgetverschil
Stap 2: efficientieverschil (prijsverschil): hier bepaal je eerst hoeveel je in realiteit hebt geproduceerd, dan ga je kijken naar hoeveel het budget zij dat je mocht gebruiken in causale factor en geld voor deze productie tov wat je echt hebt gebruikt.
Stap 3: je gaat hier zien of men de capaciteit heeft gebruikt zoals voorspelt of dat men meer of minder capaciteit heeft gebruikt
Stap 4: globale verschil = som van uitkomst stap 1-3
Standaard kosten: worden gebruikt bij de budgettering (budgettering = incalculeren wat zal gebeuren vooraleer het gebeurd)
Budgettering vind plaats op 1 januari en de jaarrekening vind plaats op 31/12 dus er zit altijd een jaar verschil tussen beide
Budget wordt gemaakt onder optimale omstandigheden, dit is wat je logischerwijs kan verwachten wat zal gebeuren als niets onverwacht fout loopt, dit is NIET de ideale situatie
Opm: geraamde kosten = standaard kosten
Verschillenanalyse directe kosten
- hier ga je kijken hoe realiteit afweek van wat je verwachte
- hoeveelheidsverschil = ( Qs - Qw ) * Ps
- prijsverschil = ( Ps - Pw ) * Qw
- globale verschil = = ( Qs * Ps ) – ( Qw * Pw )
- legende
- Qs = geproduceerde hoeveelheid standaard
- Ps = prijs per eenheidstandaard
- Qw = geproduceerde hoeveelheid werkelijkheid
- Pw = prijs per eenheid werkelijkheid
- er kan dus een verschil ontstaan door de prijs van het product of de geproduceerde hoeveelheid
- opm: je bent het best om alles tot zijn prijs per eenheid te reduceren en dan te berekenen, zo ben je zeker dat je geen fouten maakt hierop
- je moet enkel deze formules kennen, wat in het boek staat is ingewikkelder en moet niet gekend zijn.
Verschillenanalyse indirecte kosten
- je gaat de causale factor gebruiken hier om de indirecte kosten te koppelen aan de producten. Je moet dus bepalen hoeveel van de causale factor ieder product gebruikt en hoeveel 1 causale factor kost
- ook hier zul je kijken wat het verschil is tussen de standaard en de realiteit
Opm: je moet een beschrijving van iedere stap onder de stap schrijven hoewel ze niet in de voorbeelden staan in deze samenvatting)
Stap 1: je boekt alle begin voorraden, dit doe je door een rekening permanente inventaris (P.I.) (98) te maken voor de grondstoffen, hulpstoffen, goederen in bewerking, gereed product, (als er verschillende producten zijn dan moet je ze apart opnoemen) en deze debiteer je, je crediteert dan de spiegelrekening (SR) (90) voor diezelfde beginwoorden (deze mag je wel tesamen nemen)
Stap 2: als dit nodig is neem je gereed product in bewerking , je crediteert de permanente inventaris rekening uit stap 1 en debiteert een 89 fabricage rekening voor ieder product
Stap 3: je boekt de aankoop van nieuwe materialen in. Dit doe je door de P.I. rekening van deze materialen te debiteren en de 90 SR van de aankopen te creditere
Stap 4: je boekt het materiaalverbruik in (hoeveel grond en hulpstoffen gebruikt zijn). Dit doe je door 80 huisvestingskostenplaats, 81 algemene kostenplaats, 83 industriële kostenplaats,88 verkoopkostenplaats en 89 fabricage te debiteren voor het bedrag dat zij grond en hulpstoffen hebben gebruikt en de P.I. grondstof en P.I. hulpstof te crediteren voor deze bedragen
Stap 5: je boekt de gebruikte diensten en diverse goederen in, dit doe je door op dezelfde manier de als de voorgaande stap de rekeningen te debiteren maar je crediteert hier de 90 SR diensten en diverse goederen rekening
Stap 6: je boekt hier de gebruikte bezoldigingen, pensioenen en sociale lasten in, zelfde manier als voorgaande maar je crediteert 90 SR bezoldigingen, pensioenen en sociale lasten
Stap 7: je boekt hier afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen. Je kunt dit tesamen of gesplitst doen, zelfde manier als voorgaande maar je gebruikt 90 sr afschrijvingen en waardeverminderingen en 90 sr voorzieningen voor risico’s en kosten
Stap 8: zelfde als vorige maar voor diverse kosten, je crediteerd 90 SR andere bedrijfskosten
Opm: dit komt overeen met stap 1 in de kostenverdeelstaat, als er nog andere kosten zijn die hier niet worden opgenoemd worden ze op dezelfde manier ingeboekt.
Stap 9: je slaat de eerste kostenplaats om (omslag), dit is stap 2 uit de kostenverdeelstaat. Je zult de kostenplaats die je wegwerkt crediteren voor zijn totaalbedrag en alle kostenplaatsen en kostendragers die iets te ontvangen debiteren
Stap 10: omslag van de algemene kostenplaats, zelfde als voorgaande
Stap 11: omslag van de industriële kostenplaats (aka Bepaling van de fabricage kostprijs). Hier zul je de industriële kostenplaatsen crediteren en ze op de kostendragers zetten, zelfde als voorgaande.
Stap 12: omslag van de verkoopkostenplaats: hier boek je dit naar het analitisch resultaat
