Iedere onderneming zal haar werking grondig analyseren en nagaan over welke elementen ervan zij detailinformatie nodig heeft. Dit gebeurt in iedere onderneming ongeacht de aard. Naargelang omvang en soort activiteit, zal dit proces minder of meer gestructureerd zijn in centra waar men gelijkgerichte activiteiten doet.
De leiding beschikt over schaarse middelen (K, A en materialen) die ze in functie van de doelstelling zo optimaal mogelijk willen benutten.
Leiding is meestal hiërarchisch:
Elk vervult een functie in de beheersing van het ondernemingsproces:
Opdat leiding proces kan handhaven is een informatiestroom noodzakelijk ZOWEL over algemeen gebeuren (alg. boekhouding) ALS over het exploitatiegebeuren (analytische boekhouding).
Boekhoudkundige informatie wordt op diverse wijzen gebruikt :
a) Constaterend : rapporteren van gebeurde
b) Analyserend : uit massa van gegevens tendens zoeken
c) Methodologisch : wanneer men uit de boekhouding ten behoeve van de analyse alleen de methode overneemt
d) Prospectief : vertrekkend van de analyse toekomstige acties gaan berekenen
e) Beheersend, controlerend : gebeuren gaan vergelijken met doelstellingen voor corrigerende acties
Relevantie van de informatie
Informatie relevant als ze gegevens brengt die nuttig zijn voor het oplossen van een probleem.
Kost van de informatie
Informatieverschaffing kost geld! Men moet waarde van extra informatie gaan evalueren t.o.v. de kost.
Bestuur van de onderneming wil planningen maken op basis van de bekomen gegevens. Dikwijls voldoet analytische boekhouding niet => meer gegevens zoeken!
Analytische boekhouding soms onvoldoende aangepast om snelle, relevante beslissingen te nemen en levert soms geen informatie (investeringen).
OPLOSSING? Technieken zoals budgettering, standaard kostencalculatie, kostencalculatie, variabele kostenbenadering, investeringsanalyse en kosten-batenanalyses.
Standaard kostencalculatie – budgettering
Standaardkosten : vooraf formuleren van kwantitatieve en monetaire streefcijfers
Budgettering: concrete periodeplanning op KT van de jaarrekening
Kostencalculaties : integrale versus variabele
Kosten zijn niet absoluut, maar staan in functie van het doel dat men nastreeft. Integrale kostprijs geeft soms geen relevante informatie WANT tegengesteld aan prospectieve actie van management. Het geeft ook onvoldoende scheiding tussen structuurgebonden kostenelementen (op KT niet beïnvloedbaar) en productgebonden kostenelementen (op KT wel beïnvloedbaar).
Naar gelang de informatie die de boekhouding moet leveren :
a) Algemene boekhouding (Financial accounting)
b) Analytische boekhouding (Responsibility accounting)
c) Beleidsboekhouding (management accounting)
- Algemene boekhouding
- streeft na te voldoen aan een aantal informatievragen van eigenaars, financiële partners, personeel en omgeving (incl. overheid)
a) Eigenaars brachten als input EV.
Rapportering moet nuttigheid investering aantonen. Kan onderzocht worden via :
b) Financiële groep brachten als input VV.
Rapportering moet verantwoorden:
c) Personeel bracht als input knowhow en arbeid.
Rapportering moet informatie bieden over:
d) Maatschappij bracht als input omgevingsfactoren, marktpotentie, infrastructuur,…
Van rapportering wordt verwacht:
Ieder van deze groepen verwacht verantwoording. Doordat de onderneming deze zelf opmaakt, wordt geëist dat ze “waar en getrouw” is. HOE? REGELS!
- Analytische boekhouding
De jaarrekening geeft enkel de toestand van de activa en passiva op afsluitingsdatum, de behaalde resultaten en haar samenstellende componenten weer en een aantal toelichtingen. MAAR leiding wil meer! Zij wil de oorzaken kennen van deze situatie.
De gedetailleerde analyse van de samenstellende componenten van het resultaat wordt verkregen in de analytische boekhouding.
BELANGRIJKSTE KENMERK : alle kosten en opbrengsten van de periode zijn niet enkel naar soort gekend, maar ook naar plaats en verantwoordelijkheid.
Analytische boekhouding intern DUS flexibel te organiseren om gewenste informatie te krijgen.
Belgische wetgever stelt wel dat iedere boekhouding moet aangepast zijn aan de aard en de omvang van de onderneming. Alleen ondernemingen die een nationaal of sectoraal belang hebben, kan zij een analytischs stelsel opleggen.
