->
Uncovering the “As is” picture – Analyzing Existing Processes.

- Change Management Requirements


-> Creating the “To be” picture – Business Process Redesign.

Business Proces Redesign kan zonder de implementatie van ERP, maar de implementatie van een ERP kan niet zonder BPR. Er kunnen veel verschillende methoden worden gebruikt om het To Be plaatjes te creëren, echter heeft elke methode overeenkomende elementen. 1). Een notie van klant focus, 2). De uitkomst van het proces is genomen in waarde ontvangen door de klant of aandeelhouder, 3). Een cross- functioneel team is nodig zodat iedereen alle aspecten begrijpt van het totale business proces, 4).

Tot slot hebben alle methode een gefaseerde benadering.

Elke auteur zal overeenstemmen met de stelling dat binnen de implementatiefase het onderdeel BPR vaak fout gaat. Mensen gaan er pas goed over nadenken op het moment dat het eigenlijk al te laat is. Met Enterprise Systems, BPR heeft een dubbele rol (dual rol) ‘resultaat’ en ‘voorwaarde’.


-> Analyzing the Gaps.

Twee standaardvragen kunnen worden gesteld tijdens deze analyze, 1). Op welke gebieden moet de organisatie verandering wil het voordeel kunnen behalen met het ERP en 2). Op welke vlakken zal het ERP aangepast dienen te worden om in de unieke functionaliteit van de organisatie te passen.

• 
  Creating the Project Administration
  
• Assembling the Project Staff

Chevron Case, Driving the ERP highway: Chevron corporation and SAP

In deze case wordt beschreven hoe Chevron, na de fusie met Gulf Corporation, zijn business heeft draaien op 200 aparte mainframes (als kleine eilandjes in een zee van verwarring). In 1990 heeft de CFO Marty Klitten onderzoek gedaan en zette een project team op voor de implementatie van het Advanced Financial Information System (AFIS). Het zou tussen de 80 en 100 miljoen dollar gaan kosten en ze zouden het realiseren in samenwerking met SAP. De strategie was om eerst het systeem te implementeren in de minst risicovolle filialen en daarna langzaam het in de totale organisatie implementeren. Ze hebben alles gegroepeerd en deze groepen ook apart trainingen verleend, daarnaast hebben ze ook BPR gerealiseerd binnen de gehele organisatie. Naast dat het succesvol is uitgepakt, zijn ze er wel achtergekomen dat de implementatie van een ERP veel met zich meebrengt. Het heeft meer geld gekost dan begroot, het heeft veel meer invloed gehad op de organisatie dan verwacht en het was een stuk complexer dan ze het zich hadden voorgesteld.

• Setting Goals and Objectives (Identify Business Drivers) Wat zijn de factoren die zorgen voor de verlangens naar een ERP en wat zijn daar de redenen van.
  
• Developing Project Resources
• 
  Establishing Project Metrics

Er zijn 4 type ES implementatie projecten:

1. Initial implementations, geen organisatorische achtergronden op het gebied van ES.
2. Subsequent rolloutsof the initial or core system in other business areas or geographic locations within the same organisation.
3. Upgrades to the existing system.
4. Enhancement projects where new functional areas or modules are added to the core system.


Bleuprinting (innovatie)

Een top-down strategie, die kijkt naar de As is en de To be situatie van de organisatie. Er zijn twee mogelijkheden, of het systeem wordt aangepast aan het bedrijf of het bedrijf wordt aangapast op basis van het ontworpen systeem. Er zal in deze situatie goede trainingen moeten worden verleend, anders zal het nieuwe systeem op de ouderwetse manier worden gebruikt (niet goed dus!)


Bottom-Up Data-Driven Approach (Conservatief)

Dit is een strategie zo ontworpen dat het de bedrijfsveranderingen zal minimaliseren en de huidige data elementen in het ES zal worden opgenomen.


Big Bang vs. Phased Approach (module of geografisch)

Er zal ook een keuze moeten worden gemaakt over de implementatie benadering. Zal de implementatie als een geheel moeten worden geïmplementeerd of zal dit in fasen moeten verlopen. Eerst zal de keuze worden gemaakt, big bang, modulair of geografisch. Stel dat er voor geografisch wordt gekozen, zal hier vervolgens weer de afweging gemaakt moeten worden of het met een big bang of een modulaire benadering zal verlopen.

Alle fase zijn betreft computer programma’s en codes. In de vroege fasen wordt de focus gelegd op ontwikkeling en een duidelijke omschrijving van hoe het systeem eruit moet gaan zien, terwijl er in de latere fasen wordt gefocust op testen, installeren en opereren.


In plaats van je continue bezig te houden met de manier van programmeren (code-centric), wordt er tegenwoordig steeds meer gekeken naar de implementatie van het systeem. In plaats van dat de implementatie fase één van de laatste fases is, wordt het nu als overall fase genomen. Informatie systemen zijn niet puur technisch, maar dat de hele organisatie ook aan het succes meewerkt.