MUM-theorie (Minimiza Unpleasant Messages)

communiceren over ingrijpende veranderingen en afslankingen doen managers liever niet. Ze gebruiken dan de MUM-theorie.

Fact sheets voor effectievere lijncommunicatie

Lijncommunicatie: het systeem van de cascadecommunicatie via de linking pin. Het is het lijnmanagement dat daarvoor verantwoordelijk is.

De volgende aspecten vinden managers lastig in lijncommunicatie:
1. Hoe krijg ik als manager mijn medewerkers mee in veranderingen?
2. Hoe ga ik communicatief om met besluiten waar ik zelf niet achter sta?
3. Hoe verzorg ik als manager een presentatie met impact?
4. Hoe stimuleer ik als manager de dialoog/interactie in mijn team(overleg)?
5. Hoe kan ik als manager het beste omgaan met onzekerheid/onrust in mijn team?

6. Hoe kom ik als manager over op anderen, zowel verbaal als non-verbaal?

Uit onderzoek (Sommers) blijkt dat lijnmanagers behoefte hebben aan professionele ondersteuning op het gebied van lijncommunicatie. Communicatie-adviseurs zijn er volgens dat onderzoek echter niet goed in om helder over het voetlicht te brengen wat ze precies kunnen betekenen op dit vlak. Dat is ook lastig omdat het (anders dan bijvoorbeeld een intranetsite) om onzichtbare antwoorden gaat.

Daarom is het uitdaging voor de afdeling Communicatie om zichtbaar te maken wat zij op dit terrein te bieden heeft.

Aansluitend op de bovenstaande zes vragen, kan de afdeling Communicatie voor de lijncommunicatie een zestal producten of diensten ontwikkelen (Fact Sheets).

1. Hoe krijg ik als manager mijn medewerkers mee in veranderingen?
De afdeling Communicatie kan het volgende doen:
De manager adviezen geven, op te treden als sparringpartner, samen met de manager een proces ontwerpen om de verandering op interactieve wijze vorm te geven, door facilitator of coach te zijn.

2. Hoe ga ik communicatief om met besluiten waar ik zelf niet achter sta?
De afdeling Communicatie kan het volgende doen:

• Door de manager te bevragen/coachen op dit dilemma
• Met de manager vooraf te bespreken op welke wijze de manager het beleid in een overlegsituatie kunt bespreken met zijn team.

3. Hoe verzorg ik als manager een presentatie met impact?

• De afdeling Communicatie kan het volgende doen:
• Advies geven over hoe op inhoudelijk niveau een kernboodschap te maken.
• De boodschap van de manager te laten afstemmen op de behoefte van de doelgroep.
• Trainingen geven in presenteren.
• Feedback geven op de non-verbale en verbale manier van communiceren van de manager.
• Checken of de manager de juiste middelen gebruikt en of de plek voor de presentatie aan de eisen voldoet.

4. Hoe stimuleer ik als manager de dialoog/interactie in mijn team(overleg)?

• De afdeling Communicatie kan het volgende doen:
• Door een intake (aanleiding en bewustwording van het belang, spelregels).

Als observant observeren tijdens het teamoverleg.

• Direct aansluitend de observaties bespreken met de manager en verbetervoorstellen en tools aanreiken (werkvormen, structuur, tips en tricks, etc.)
• Na een periode van ‘rust’ deze analyse herhalen.
• Optioneel: de tweede keer het teamoverleg nabespreken met alleen de manager of het gehele team erbij.

5. Hoe kan ik als manager het beste omgaan met onzekerheid/onrust in mijn team?

De afdeling Communicatie kan het volgende doen:

• Inbreng van kennis over het veranderproces, te gebruiken in het werkoverleg.
• Inbreng over: hoe voer ik als manager een dialoog met mijn medewerkers om onrust te signaleren, te bundelen en te borgen.

6. Hoe kom ik als manager over op anderen, zowel verbaal als non-verbaal?

De afdeling Communicatie kan het volgende doen:

-> Proberen de vraag van de manager helder te krijgen middels enkele gesprekken waarin de adviseur een meer
coachende houding inneemt.

Door vanuit de afdeling Communicatie actief verbinding te zoeken met de frontlijnmanagers en hen te ondersteunen vanuit
de genoemde Fact Sheets, kun je alternatieven bieden voor de cascade.

Met name het laagste niveau van leidinggevenden krijgt het (ook communicatief) zwaar voor de kiezen. Het is juist deze
groep die bepalend is voor het slagen of falen van projecten en veranderingen!

Fact Sheets: hulpmiddelen waarmee je als communicatieprofessional een rol kunt verwerven als ondersteuner in de
lijncommunicatie. Om managers communicatiever te maken.

Fact Sheets zijn prima, maar het is slechts een begin en niet de enige oplossing voor de illusie van de cascade. Er zijn nog
twee elementen van belang:

1. De feitelijke, algemene, corporate informatie beschikbaar maken op het intranet.

2. Betekenis geven aan deze informatie door de teams met hun leidinggevende.